Как заложить сертификацию в срок первой поставки

Первая официальная поставка товара, который требует сертификата или декларации о соответствии, может задержаться ещё до перевозки. Партия готова, транспорт заказан, а документа ещё нет: образцы застряли в пути, лаборатория запросила повторные испытания или декларацию вернули на доработку. По общему правилу без документа о соответствии или сведений о нём товар не выпустят для внутреннего потребления, а без выпуска его нельзя продавать.

Чтобы этого не случилось, подтверждение соответствия планируют как отдельную ветку календаря поставки — с началом, зависимостями и резервом. Ниже разбираем, какие этапы в неё входят, что можно делать параллельно с производством, что стоит на критическом пути и где закладывать запас. В конце — условный календарь первой поставки.

Какой документ нужен вашему товару и чем сертификат отличается от декларации, разобрано в статье «Сертификация товаров из Китая: документы для ввоза и продажи». Здесь — только сроки.

Короткий ответ: как встроить сертификацию в план

1. Начинайте до оплаты партии. Требования, схему, орган по сертификации и лабораторию определяют раньше, чем запускают производство.

2. Проверьте, можно ли испытывать образцы до производства. Для серийной продукции — обычно да, для схем на партию образцы отбирают от самой партии.

3. Найдите критический путь. Это цепочка этапов, задержка любого из которых сдвигает дату продаж.

4. Привяжите этикетку и выпуск к документу. Знак ЕАС и декларирование зависят от того, когда документ будет оформлен.

5. Заложите резерв там, где больше всего неопределённости. Обычно это образцы и испытания.

Лаборатория и орган по сертификации: с чего начинается срок

Отсчёт начинается не с подачи заявки, а с определения требований: под какие технические регламенты попадает товар, какой документ нужен и по какой схеме его оформлять. Типовые схемы утверждены решением Совета ЕЭК № 44, а конкретную схему для товара задаёт технический регламент.

От схемы зависит, кто участвует и сколько этапов в цепочке:

• кто заявитель. Круг заявителей определяет применимый техрегламент. Например, по типовой схеме 1с заявитель — изготовитель или уполномоченное им лицо, а по схеме 3с им может быть также продавец (импортёр). Если нужна схема для серийной продукции, в работу придётся включить фабрику — её документы и участие нужны с самого начала;

• есть ли анализ производства. Например, в схеме сертификации серийной продукции 1с орган по сертификации проводит анализ состояния производства. Это отдельный этап, который нужно согласовать с фабрикой по датам;

• кто проводит испытания. При сертификации образцы испытывает аккредитованная лаборатория, при декларировании по ряду схем — тоже аккредитованная лаборатория, по другим — допускаются собственные доказательства заявителя.

Чем отличаются схемы для партии и серии и как выбрать под график закупок, разобрано в статье «Сертификация партии или серии: как выбрать под график закупок».

Практическое правило: попросите орган по сертификации или лабораторию письменно описать этапы работ по вашему товару, перечень испытаний и ориентировочную длительность. Это исходные данные для календаря — не стоит заменять их чужим опытом.

Пришлите товар и инвойс — проверим схему, документы и расчёт до оплаты, включая место сертификации в календаре поставки.

Образцы: когда они должны быть в лаборатории

Образцы — первый этап, который зависит не только от вас. Их нужно получить от фабрики, ввезти и передать в лабораторию.

Схемы для серийной продукции. Образцы можно испытать до запуска основной партии. Тогда сертификация идёт параллельно с производством, и это главный способ сократить общий срок. Важно, чтобы образцы соответствовали тому, что пойдёт в партию: та же модель, те же материалы.

Схемы для партии. Типовые схемы 3с и 4д применяют к партии продукции, и тогда образцы отбирают от неё. Значит, испытания начнутся только после того, как партия изготовлена, и параллельности с производством не будет. Где и когда отбирать образцы, согласуйте с органом по сертификации заранее.

Ввоз образцов для испытаний оформляется по своим правилам: Порядок, утверждённый решением Совета ЕЭК № 130, предусматривает для проб и образцов, ввозимых для исследований и испытаний, отдельное условие — договор с органом по оценке соответствия или его письмо о необходимом количестве образцов. Как это сделать по шагам, разобрано в статье «Ввоз образцов для сертификации: пошаговый план для импортёра».

Испытания: от чего зависит длительность

Срок испытаний определяет лаборатория, и он зависит от товара: перечня показателей по стандартам, загрузки лаборатории, необходимости повторных испытаний. Универсального срока нет, поэтому в календарь закладывают то, что лаборатория подтвердила письменно, плюс резерв.

Что увеличивает риск задержки:

• образцы не соответствуют заявленной модели или комплектации;

• не хватает технической документации от фабрики;

• испытания выявили несоответствие, и нужны доработка товара и повторные испытания;

• данные в протоколе не совпадают с наименованием товара в заявке.

Последний пункт стоит проверить сразу после получения протокола: наименование, модель и изготовитель должны позволять однозначно идентифицировать товар в контракте, инвойсе, протоколе и на этикетке. Различия в переводе и транслитерации проверяют отдельно.

Регистрация документа

После испытаний документ нужно оформить и внести в реестр.

Сертификат выдаёт орган по сертификации, и сведения о нём вносятся в единый реестр — это этапы схемы сертификации по решению Совета ЕЭК № 44.

Декларацию о соответствии принимает заявитель и регистрирует её. Порядок регистрации утверждён постановлением Правительства РФ № 936: национальный орган по аккредитации регистрирует декларацию в течение трёх рабочих дней со дня представления сведений и документов, а в исключительных случаях срок продлевается на время технических работ в информационной системе. Декларация действует с даты регистрации. Постановление называет и основания для отказа — например, неполный комплект документов или несоблюдение формы. Отказ означает новый круг подготовки, поэтому комплект проверяют до подачи.

Выпуск: документ нужен к декларированию

Документ о соответствии должен быть готов к моменту декларирования. По Порядку ввоза продукции, подлежащей обязательной оценке соответствия (решение Совета ЕЭК № 130), соблюдение мер технического регулирования подтверждают, в частности, при помещении товаров под процедуру выпуска для внутреннего потребления. Документ должен быть у декларанта на момент подачи декларации на товары и действовать на дату её регистрации, а сам документ или сведения о нём представляют таможне в порядке, установленном ТК ЕАЭС.

Сам выпуск тоже занимает время. По общему правилу статьи 119 ТК ЕАЭС выпуск завершают в течение 4 часов с регистрации декларации с учётом времени работы таможенного органа; при предварительном декларировании отсчёт связан с обстоятельствами, указанными в пункте 2 этой статьи, но срок может быть продлён для таможенного контроля — по общему правилу не более чем до 10 рабочих дней, а при проверке документов или таможенной экспертизе — на время их проведения.

Есть и вторая зависимость — этикетка. По Положению о едином знаке обращения знак ЕАС означает, что продукция прошла все процедуры оценки соответствия, и наносится до выпуска продукции в обращение. Поэтому этикетки со знаком печатают, когда понятна дата оформления документа, а макет готовят заранее. Что согласовать с фабрикой по этикетке, разобрано в статье «Этикетка на русском языке: что согласовать с фабрикой». Если товар подлежит маркировке кодами, учтите и этот этап — см. «Маркировка на фабрике в Китае или на складе: как выбрать».

Резерв: где он нужен

Резерв закладывают не «в конце на всё», а с пониманием, какой этап может сдвинуться. Для первой поставки это обычно:

• образцы — сроки изготовления у фабрики и ввоза;

• испытания — повторные испытания при несоответствии;

• регистрация — возврат комплекта на доработку;

• выпуск — продление срока для таможенного контроля.

В календаре резерв выражают в днях или неделях до целевой даты готовности к продаже. Если продажи уже идут, отдельно проверяют, сколько недель спроса покрывает текущий запас. Для первой поставки без остатков ориентируются на целевую дату старта, а не на несуществующий запас. Как рассчитать точку заказа и страховой запас, если вы переходите с карго и не хотите остановить продажи, разобрано в статье «Переход в белую без остановки продаж: календарь двух поставок».

×

Пришлите товар и инвойс — проверим схему, документы и расчёт до оплаты и разложим этапы первой поставки по неделям.

Условный календарь критического пути

Условный пример. Длительности этапов придуманы для иллюстрации и не отражают реальные сроки испытаний, производства, перевозки и оформления. Реальные сроки по вашему товару дают орган по сертификации, лаборатория, фабрика и перевозчик.

Допущения: товар серийный, схема позволяет испытать образцы до производства; производство запускают на неделе 3, когда требования определены и спецификация утверждена; пример моделирует ветку декларирования, для которой не требуется отдельный анализ производства; если выбранная схема сертификации его предусматривает, добавьте этот этап и пересчитайте календарь; этикетки со знаком ЕАС печатают после оформления документа.

×

Что показывает пример.

• Критический путь — этапы 1, 2, 4, 5, 6, 7, 8 и 9: 2 + 3 + 4 + 1 + 1 + 5 + 1 + 1 = 18 недель. Производство в него не входит: партия готова на неделе 8 и ждёт документа две недели.

• Если заниматься сертификацией только после готовности партии, те же этапы выстраиваются в цепочку: производство на неделях 1–6, требования — 7–8, образцы — 9–11, испытания — 12–15, регистрация — 16, этикетки — 17, перевозка — 18–22, выпуск — 23, приёмка — 24. Итог — 24 недели вместо 18.

• Если испытания затянутся на 2 недели, приёмка сдвинется на неделю 20 — резерв израсходован полностью, а партия всё это время ждёт на фабрике. Это нужно заранее согласовать с фабрикой. При задержке на 3 недели товар будет готов к продаже только на неделе 21, то есть позже плана.

• Для схемы на партию отбор образцов и испытания зависят от готовности партии; требования и документы всё равно готовят заранее. Такой календарь рассчитывают отдельно, а не автоматически принимают равным 24 неделям.

Типичные ошибки

• Сертификацией занимаются после оплаты партии. Производство и испытания идут последовательно, и общий срок растёт.

• Срок испытаний взяли «по опыту знакомых». У другого товара другой перечень испытаний.

• Не учли схему. Для схемы на партию образцы отбирают от партии, и параллельности с производством нет.

• Этикетки со знаком ЕАС напечатали заранее. Знак говорит о пройденной оценке соответствия, которой ещё нет.

• Резерв не привязан к этапам. Его не хватает именно там, где срок сдвигается.

• Не договорились с фабрикой о хранении готовой партии. Партия ждёт документа, а фабрика торопит с отгрузкой.

Что прислать нам для проверки

Для расчёта календаря первой поставки пришлите:

1. Товар и инвойс или предложение поставщика.

2. Описание товара: материалы, назначение, модели.

3. Сведения о документе о соответствии, если он уже есть или в работе.

4. Срок производства у фабрики и её готовность передать образцы и документы.

5. Желаемую дату начала продаж.

6. Город получения и, если продаёте через маркетплейс, склад отгрузки.

Мы проверим схему, документы и расчёт до оплаты. Сроки зависят от товара, схемы подтверждения соответствия, лаборатории и маршрута — их нельзя обещать заранее. Подробнее об услуге — на странице «Белая логистика».

Пришлите товар и инвойс — проверим схему, документы и расчёт до оплаты.

Смотрите также

• Сертификация товаров из Китая: документы для ввоза и продажи

• Ввоз образцов для сертификации: пошаговый план для импортёра

• Сертификация партии или серии: как выбрать под график закупок