Какие документы запросить у карго-компании до оплаты доставки из Китая: договорные документы, подтверждение приёмки груза, закрывающие документы и матрица «документ — что подтверждает — чего не подтверждает».
При карго-доставке многое держится на переписке: менеджер прислал расчёт, вы оплатили, склад принял коробки. Пока всё идёт по плану, документов как будто и не нужно. Они понадобятся позже — когда груз задержался или пришёл повреждённым, когда бухгалтер спрашивает основание для расходов или когда маркетплейс запрашивает документы на товар.
Разбираем, какие документы запросить у карго-компании до оплаты, что подтверждает каждый из них и чего они не заменяют. В конце — матрица «документ — что подтверждает» для быстрой сверки.
Мы работаем с коммерческими партиями от 50 кг для бизнеса. Стоимость и срок доставки рассчитываем индивидуально — по товару, весу, габаритам и маршруту конкретной отправки.
Договор. Письменный договор транспортной экспедиции или перевозки с реквизитами компании, порядком расчёта цены и ответственностью.
Поручение или заявку. Документ, где перечислены услуги по вашей партии и данные о грузе.
Образец подтверждения приёмки. Какой документ вы получите, когда склад примет груз: экспедиторская расписка, складская расписка или иной документ с количеством мест и весом.
Закрывающие документы. Счёт на оплату и акт или иной первичный документ по итогам услуги, который подойдёт вашему бухгалтеру. Сам счёт на оплату не подтверждает оказание услуги.
Ответ, какие документы на товар вы получите. Документы перевозчика подтверждают услугу и приёмку груза, но не заменяют документы о соответствии и о ввозе товара.
Договор. По Гражданскому кодексу договор транспортной экспедиции заключается в письменной форме. Попросите проект договора до оплаты и проверьте, что в нём указаны те же реквизиты, что и в счёте, описана роль компании, порядок расчёта цены и ответственность за груз. Как проверить саму компанию и что спросить про ответственность, разобрано в статье «Как проверить карго-компанию перед первой отправкой».
Доверенность. Гражданский кодекс предусматривает, что клиент выдаёт экспедитору доверенность, если она необходима для выполнения его обязанностей. Если компания просит доверенность, уточните, на какие действия и на какой срок.
Поручение экспедитору. Правила транспортно-экспедиционной деятельности, утверждённые Правительством РФ, называют поручение экспедитору документом, который определяет перечень и условия оказания услуг клиенту. В нём клиент указывает данные о грузе: характер, маркировку, вес, объём и количество мест. Это ваш главный документ по конкретной партии — именно с ним потом сверяют, какие услуги были заказаны.
Порядок расчёта стоимости. Тарифное приложение или расчёт, где видно, по каким параметрам считается цена и в каких случаях она может измениться после приёмки груза. Если сумма может пересчитываться по фактическому замеру, правило пересчёта должно быть в документах, а не только в сообщении менеджера.
Форма документов. Закон о транспортно-экспедиционной деятельности предусматривает формирование экспедиторских документов в электронной форме, а случаи бумажного оформления определяет федеральный орган в сфере транспорта. С 1 сентября 2026 года действуют утверждённые Правительством РФ правила обмена электронными экспедиторскими документами — поручением, экспедиторской распиской и складской распиской. Уточните, в каком виде вы получите документы и как их будете подписывать.
Пришлите товар, вес, объём и город — рассчитаем маршрут и стоимость и подскажем, какие документы вы получите по партии.
Документ о приёмке — доказательство того, что груз действительно передан компании, в каком количестве и состоянии.
Экспедиторская расписка. По Правилам транспортно-экспедиционной деятельности она подтверждает получение экспедитором груза для перевозки от клиента или указанного им грузоотправителя. Закон обязывает экспедитора выдать экспедиторскую расписку, если он принимает груз. Есть и практический смысл: Верховный Суд РФ разъяснил, что экспедитор, выдавший свой транспортный документ, например экспедиторскую расписку, отвечает за сохранность груза.
Складская расписка. Подтверждает, что экспедитор принял груз на складское хранение. Она актуальна, если груз какое-то время хранится на складе до отправки или до выдачи.
Транспортная накладная. Если компания сама выступает перевозчиком, заключение договора перевозки груза подтверждается транспортной накладной. При этом её отсутствие или ошибки в ней сами по себе не делают договор незаключённым — отношения сторон можно доказать и другими средствами.
Результат замера. Количество мест, вес и размеры, которые намерил склад, лучше получить в письменном виде вместе с подтверждением приёмки. Почему это важно для итоговой суммы, разобрано в статье «Почему ставка карго меняется после обмера на складе».
Документы при выдаче. Если при получении обнаружена недостача или повреждение, закон требует письменно уведомить экспедитора при выдаче груза с указанием общего характера проблемы. Если недостаток нельзя было обнаружить обычным способом при приёмке, уведомление можно направить в течение тридцати календарных дней. Без такого уведомления считается, что груз получен неповреждённым, пока не доказано иное.
Закрывающие документы. По закону о бухгалтерском учёте каждый факт хозяйственной жизни оформляется первичным учётным документом с обязательными реквизитами: наименованием документа, датой, наименованием составителя, содержанием операции, её количеством или стоимостью, должностями и подписями ответственных лиц. Перед оплатой спросите, какой документ вы получите по итогам услуги, и покажите образец бухгалтеру.
Документ | Что подтверждает | Чего не подтверждает |
|---|---|---|
Договор транспортной экспедиции | Стороны, роль компании, порядок расчёта, ответственность | Что конкретная партия принята и отправлена |
Поручение экспедитору | Перечень и условия услуг по партии, заявленные данные о грузе | Фактическое количество мест и вес после приёмки |
Экспедиторская расписка | Получение груза экспедитором от вас или вашего поставщика | Соответствие товара требованиям и его происхождение |
Складская расписка | Принятие груза на хранение | Отправку груза получателю |
Транспортная накладная | Заключение договора перевозки груза | Права на товар и его соответствие |
Счёт на оплату; акт или иной первичный документ | Счёт — сумму к оплате; акт или иной первичный документ — оказанную услугу и её стоимость для учёта | Сам счёт — факт оказания услуги; эти документы — ввоз товара и его стоимость для продажи |
Письменное уведомление при выдаче | Что недостача или повреждение заявлены при получении | Размер ущерба — его подтверждают документы о стоимости груза |
Если по партии вы получаете только переписку и квитанцию об оплате, сопоставить их с этой матрицей сложнее: часть фактов окажется ничем не подтверждена.
Пришлите товар, вес, объём и город — рассчитаем маршрут и стоимость и заранее скажем, какие документы будут по вашей отправке.
Документы карго-компании описывают услугу по перевозке и приёмку груза. Для продажи товара и учёта нужны другие документы, и их стоит обсудить до оплаты, а не после прибытия груза.
Документы о соответствии. Маркетплейсы проверяют разрешительные документы на товар: сертификаты, декларации соответствия или отказные письма, если товар не подлежит обязательной сертификации. Документ перевозчика их не заменяет. Что и когда может понадобиться, разобрано в статье «Документы на товар из Китая для маркетплейсов: сертификат и декларация».
Документы о праве распоряжаться товаром. Площадки могут запрашивать подтверждение права продавать товар — например, договор поставки или документы правообладателя для брендированного товара. Это документы между вами и продавцом товара, а не между вами и перевозчиком.
Документы о ввозе. Отдельные площадки указывают, что могут запросить документы о поставке или импорте, в том числе копию таможенной декларации для иностранных товаров. Таможенный кодекс ЕАЭС определяет, кто может быть декларантом: в частности, лицо государства — члена ЕАЭС, которое является стороной сделки с иностранным лицом, или лицо, от имени или по поручению которого такая сделка заключена. Поэтому до оплаты уточните, кто будет декларантом по вашей партии и какие документы о ввозе вы получите. Ответ зависит от схемы поставки — его нельзя заменить общими словами «все документы будут».
Если для вашей модели продаж нужны документы на ввоз на ваше юрлицо, стоит заранее сравнить карго с белой схемой — разница описана в статье «Карго или белая доставка из Китая: отличия и выбор схемы».
Оплата без договора. Условия, роль компании и ответственность остаются в переписке.
Нет документа о приёмке груза. Нечем подтвердить, что поставщик передал груз и в каком количестве.
Результат замера только в сообщении. Расхождения с заявкой трудно разобрать задним числом.
Закрывающие документы не согласованы с бухгалтером. Документ есть, но для учёта его недостаточно.
Ожидание, что документы перевозчика заменят сертификат. Для продажи нужны документы о соответствии товара.
Вопрос о документах на ввоз задан после прибытия груза. Схему уже не изменить.
Повреждение не заявлено письменно при выдаче. Потом сложнее доказать, что груз получен повреждённым.
Для расчёта и ответа о документах по партии пришлите:
Наименование товара и его назначение — для продажи, для производства или для нужд компании.
Вес брутто партии.
Количество и размеры грузовых мест.
Город отправки в Китае или адрес поставщика.
Город получения в России.
Какие документы вам нужны для продажи и учёта — чтобы заранее обсудить, что возможно при выбранной схеме.
Мы работаем с коммерческими партиями от 50 кг для бизнеса и не принимаем личные посылки. Подробнее об условиях — на странице «Карго-доставка из Китая». Как устроена карго-доставка в целом — в статье «Карго-доставка из Китая: сроки, стоимость и схема работы».
Пришлите товар, вес, объём и город — рассчитаем маршрут и стоимость.
Проект договора, поручение или заявку по партии, образец документа о приёмке груза, порядок расчёта стоимости и образец закрывающих документов. Отдельно уточните, какие документы на товар и о его ввозе вы получите.
Гражданский кодекс требует письменной формы для договора транспортной экспедиции. В договоре видны стороны, роль компании, порядок расчёта цены и ответственность за груз.
Получение экспедитором груза для перевозки от клиента или указанного им грузоотправителя. Экспедитор, выдавший свой транспортный документ, например экспедиторскую расписку, по разъяснению Верховного Суда отвечает за сохранность груза.
Договор задаёт общие условия работы, а поручение экспедитору определяет перечень и условия услуг по конкретной партии и содержит данные о грузе: характер, маркировку, вес, объём и количество мест.
Документы перевозчика подтверждают услугу и приёмку груза, но не заменяют документы о соответствии товара и о праве им распоряжаться. Маркетплейсы проверяют разрешительные документы, а отдельные площадки могут запросить и документы о ввозе.
Это зависит от схемы поставки и от того, кто будет декларантом. Таможенный кодекс ЕАЭС связывает статус декларанта, в частности, со стороной сделки с иностранным лицом. Уточните это до оплаты.
Письменно уведомить экспедитора при выдаче груза, указав общий характер повреждения или недостачи. Если повреждение нельзя было обнаружить обычным способом, уведомление можно направить в течение тридцати календарных дней со дня приёма груза.
Товар и его назначение, вес брутто, количество и размеры мест, город отправки или адрес поставщика, город получения и какие документы вам нужны для продажи и учёта. По этим данным мы рассчитаем маршрут и стоимость и обсудим документы.
Доставка из Китая
Разбираем на условном примере, как упаковка лёгкого объёмного товара меняет объём партии карго из Китая: габариты до и после упаковки, штабелирование, поддоны и сравнение вариантов в смете.
Доставка из Китая
Как довести закупочную цену каждой позиции смешанной партии до себестоимости единицы на складе: какие расходы относить напрямую, как распределять общие и как сверить итог.
Белый импорт
Календарь остатков и двух поставок на 12 недель при переходе с карго на белый импорт: формула точки заказа, страховой запас, что подготовить к каждой неделе и как резервный срок защищает продажи.
Оставьте контакты — менеджер свяжется в рабочее время и пришлёт детальную смету.