Смена фабрики или материала: когда перепроверять документы

Сертификат или декларация соответствия оформлены, товар продаётся, и вдруг в цепочке что-то меняется. Фабрика предлагает другое сырьё, часть заказа переносят на другое производство, в линейке появляется новая модель «такая же, только с другой ручкой». Первая мысль понятна: документ же есть, значит, всё в порядке. Но документ выдан не на товар вообще, а на конкретную продукцию конкретного изготовителя по определённой схеме.

Разбираем, какие изменения требуют перепроверки, как они соотносятся с областью действия документа и испытаниями, кто принимает решение и что сделать до оплаты нового заказа. В итоге вы получите матрицу «изменение — что сверить — к кому обратиться».

Важная оговорка: мы описываем общий порядок. Требования зависят от технического регламента и схемы, по которой оформлен ваш документ, При сертификации необходимость дополнительных работ определяет орган, выдавший сертификат, по применимым правилам; при декларировании ответственность за доказательства и принятие декларации несёт заявитель. Консультация специалиста помогает определить процедуру, но не заменяет её. Мы не обещаем, что конкретное изменение «не требует» нового документа. Общий обзор видов документов — в статье «Сертификация товаров из Китая: документы для ввоза и продажи».

Короткий ответ: когда перепроверять документы

1. Документ привязан к трём вещам: изготовителю, продукции и заявителю. Изменение любой из них — повод сверить документ до заказа.

2. Новая фабрика — повод проверить изготовителя и площадку. Другое юридическое лицо и новый адрес производства — разные изменения. Применимость прежнего документа должна следовать из его области действия и предусмотренных процедур; одного письма недостаточно.

3. Материал, состав, конструкция и технология. Для серийной продукции по схеме 1с изменения, способные повлиять на соответствие, требуют предварительного письменного извещения выдавшего сертификат органа. Орган определяет необходимость испытаний и (или) анализа производства.

4. Новая модель или артикул. Сверьте обозначение продукции в документе: «такая же» позиция может в нём не значиться.

5. Формальные правки (переименование улицы, индекс, телефон, код ТН ВЭД) — отдельный перечень в типовых схемах. Не приравнивайте к ним смену фабрики или материала.

Что указано в документе и где проходит граница

Единые формы сертификата и декларации установлены решением Коллегии ЕЭК № 293. В ней указываются изготовитель с местом нахождения и продукция: наименование и обозначение (тип, марка, модель, артикул), а также иные сведения, которые позволяют её идентифицировать. Кроме того, в документе названы заявитель, схема оценки соответствия и срок действия.

Отсюда вывод для импортёра: документ отвечает на три вопроса — кто произвёл, что именно произведено и кто отвечает как заявитель. Если в вашей поставке изменился ответ хотя бы на один из них, документ нужно сверить заново.

Вторая граница связана с серийным производством. Типовые схемы оценки соответствия — решение Совета ЕЭК № 44 определяют продукцию серийного производства как изготавливаемую по одной технической документации с использованием единого технологического процесса. Изменение документации или технологии требует оценки применимости прежних доказательств и документа, даже при прежнем названии товара. Оно не означает автоматическую утрату документа в каждом случае: вывод зависит от характера изменения и процедуры. Как разъясняет ЕЭК, конкретные формы, схемы и процедуры закрепляются в технических регламентах; типовые схемы нельзя применять без проверки регламента.

Какую схему выбрать под график закупок — на партию или на серию — разобрано в статье «Сертификация партии или серии: как выбрать под график закупок»; здесь таблицу схем не повторяем. Документ на конкретную партию не следует переносить на новый заказ: сопоставьте идентификацию партии, количество и сопроводительные документы. Для серии проверяйте охват изготовителя, площадок и продукции.

×

Пришлите товар и инвойс — проверим схему, документы и расчёт до оплаты и подскажем, что сверить в документе при смене фабрики.

Смена фабрики: изготовитель и производственная площадка

В документе указаны изготовитель и сведения, позволяющие определить производство. Сначала установите, что именно меняется: юридическое лицо изготовителя, площадка того же изготовителя или только продавец-посредник. Новое юридическое лицо не становится изготовителем по прежнему документу автоматически. Для новой площадки также проверьте её охват и необходимые процедуры. Письменное разъяснение должно содержать обоснование применимости; оно не подменяет замену документа, регистрацию или оценку, когда они обязательны.

Не путайте смену изготовителя с формальным уточнением сведений о прежнем лице. Пункты 93 и 114 типовых схем с изменениями по решению № 11 предусматривают отдельные случаи замены. В предусмотренных ими условиях переименование улицы или изменение индекса при фактически неизменном месте допускает сохранение документа; решение о замене остаётся за заявителем. Другие основания и условия различайте для сертификата и декларации: при замене декларации принимают и регистрируют новую. Реальный перенос производства нельзя приравнивать к переименованию улицы.

Что попросить у фабрики до заказа: полное наименование и адрес производства, на котором будет выпущена именно ваша партия; письменное подтверждение, что материал и технология не менялись; номер действующего документа, если фабрика считает, что он применим. Проверка этих данных по реестру описана в статье «Как проверить сертификат поставщика в реестре».

Смена материала, состава и конструкции: испытания

Протокол испытаний описывает образец, который прошёл исследования. Если серийная партия сделана из другого материала или с другими комплектующими, протокол может описывать уже не тот товар, который вы ввозите.

Для серийной продукции по схеме 1с типовые схемы прямо устанавливают порядок: при изменениях конструкции (состава) или технологии, которые могут повлиять на соответствие, заявитель до их внесения письменно извещает выдавший сертификат орган. Орган определяет необходимость дополнительных испытаний и (или) анализа состояния производства. Общая обязанность закреплена и в законе: по статье 28 Федерального закона № 184-ФЗ «О техническом регулировании» заявитель извещает орган об изменениях документации или процессов производства сертифицированной продукции. Это положение не следует переносить на декларирование как универсальную обязанность обращаться в орган.

Для других схем, в том числе для декларирования, порядок извещения и состав доказательств определяют сама схема и технический регламент, и их нужно сверить со специалистом по сертификации. Это не означает, что менять состав можно без последствий: по статье 24 закона № 184-ФЗ, декларация основана на доказательствах заявителя, а изменение состава меняет то, что доказывалось. Решение принимает заявитель по требованиям технического регламента.

Если дополнительные испытания потребуются, понадобятся образцы. Как их ввозить, описано в статье «Ввоз образцов для сертификации: пошаговый план для импортёра». Чтобы фабрика сообщала об изменениях заранее, закрепите это в контракте и техническом задании: см. статьи «Внешнеторговый контракт с фабрикой: что согласовать до предоплаты» и «Как составить техническое задание китайской фабрике».

Новая модель, цвет, артикул

Обозначение продукции в документе включает тип, марку, модель, артикул. Поэтому новая позиция в линейке не «наследует» документ автоматически. Сверьте три источника: документ в реестре, инвойс и карточку товара. Если модели или артикула нет в обозначении, обратитесь к заявителю: охватывает ли документ позицию с учётом приложений и идентификации, какие предусмотренные процедуры нужны. Самостоятельно дописывать модель в документ нельзя.

Новый цвет требует проверки изменения красителя, покрытия и показателей безопасности. При сертификации оценку согласуют с выдавшим сертификат органом; при декларировании доказательства оценивает ответственный заявитель по регламенту и схеме. Опишите разницу письменно: изменился ли материал, краситель, комплектация, технологический процесс.

Заявитель: кто решает и кого извещать

По типовым схемам заявителем при сертификации по схеме 1с и декларировании по схемам 1д и 3д выступает изготовитель или уполномоченное им лицо. По схемам 3с, 4с и 2д заявителем может быть также продавец (импортёр). Круг заявителей устанавливает технический регламент; закон о техническом регулировании допускает и заявителя, который действует по договору с иностранным изготовителем и принимает на себя ответственность за соответствие поставляемой продукции.

Практический вывод: найдите в документе заявителя. Если это вы, то вы обеспечиваете соответствие продукции и выполнение применимой процедуры. При сертификации извещайте орган о предусмотренных изменениях; при декларировании проверяйте достаточность доказательств. Статья 28 предусматривает выпуск продукции, подлежащей обязательному подтверждению, после такого подтверждения. Если заявитель — другое лицо, все вопросы об изменениях идут через него. Логист и фабрика заявителя не заменяют.

Пришлите товар и инвойс — проверим схему, документы и расчёт до оплаты и поможем свести изменения поставки в одну таблицу для заявителя.

Матрица изменений и проверок

По коду ТН ВЭД отдельный разбор — в статье «Код ТН ВЭД для импорта из Китая».

Как принять решение: порядок действий

1. Зафиксируйте изменение письменно. Что изменилось, с какой партии, на каком производстве.

2. Найдите документ в реестре и выпишите изготовителя, обозначение продукции, заявителя, схему, срок и статус.

3. Сопоставьте изменение со строкой матрицы выше.

4. Передайте описание заявителю; при сертификации — выдавшему сертификат органу. Лаборатория проводит порученные испытания, но не расширяет область действия документа.

5. Получите обоснованный письменный вывод: документ применим в существующей области либо требуются испытания, замена или новый документ. Если обязательны процедуры, дождитесь их завершения — одного ответа недостаточно.

6. После ответа и выполнения необходимых процедур размещайте заказ и обновите карточку товара и архив документов поставки.

Время на эти шаги заранее назвать нельзя: оно зависит от регламента, схемы и загруженности органа. Как встроить сертификацию в график, разобрано в статье «Как заложить сертификацию в срок первой поставки».

×

Типичные ошибки при смене фабрики и материала

• Считать документ «на товар» действующим для любой фабрики. В нём назван конкретный изготовитель.

• Узнать об изменении материала из претензии, а не от фабрики до отгрузки.

• Попросить фабрику «прислать такой же сертификат» вместо проверки реестра и заявителя.

• Менять модель, цвет и артикул в заказе без сверки с обозначением продукции в документе.

• Не закрепить обязанность уведомлять об изменениях в контракте и техническом задании.

• Не заложить время на перепроверку и обнаружить проблему при подаче карточки на площадку.

Что прислать нам для проверки

Чтобы мы помогли свести данные поставки с документом, пришлите:

1. Номер и копию действующего сертификата или декларации и протокол испытаний, если он есть.

2. Инвойс или проформу нового заказа с наименованием, моделью, артикулом.

3. Описание изменения: прежняя и новая фабрика, прежний и новый материал, новая модель.

4. Название и адрес изготовителя по новому заказу.

5. Назначение товара: для продажи, для производства, для собственных нужд.

Условия работы с официальными поставками — на странице «Белая логистика». При сертификации необходимость работ определяет выдавший сертификат орган по применимым правилам, при декларировании за доказательства и принятие документа отвечает заявитель; мы помогаем собрать и сверить данные.

Пришлите товар и инвойс — проверим схему, документы и расчёт до оплаты, а описание изменения подготовим для заявителя.

Смотрите также

• Сертификация товаров из Китая: документы для ввоза и продажи

• Сертификация партии или серии: как выбрать под график закупок

• Как проверить сертификат поставщика в реестре