Как превратить регулярные поставки из Китая в управляемый график: периодичность, отсечки заказа и документов, резервное окно, показатели сервиса, претензионный порядок и условный пример соглашения об уровне сервиса.
Первая белая поставка — проект: много согласований, ручной контроль, всё проверяется заново. Десятая поставка должна быть процессом: известно, когда заказывать, когда отдавать документы, когда ждать товар и что делать при отклонении. Если этого не закрепить, регулярность держится на памяти менеджеров, а каждая задержка превращается в переписку о том, кто кому что обещал.
Закрепляют график двумя инструментами. Календарь отгрузок задаёт ритм и крайние сроки для каждой стороны. Соглашение об уровне сервиса (SLA) описывает, что именно измеряется, какие значения считаются нормой и что происходит, если они не выполнены. Ниже — как выбрать периодичность, расставить отсечки, заложить резерв, договориться о показателях и претензионном порядке. В конце — условные примеры календаря и соглашения.
Если вы ещё переходите с карго, начните со статьи «Переход с карго на белый импорт»: здесь речь о поставках, которые уже идут в белой схеме.
Выберите периодичность по расчёту. Частота отгрузок — компромисс между затратами на поставку, запасом и оборотным капиталом.
Расставьте отсечки. У каждой стороны свой крайний срок: заказ поставщику, данные о грузе, документы, бронирование.
Заложите резерв. Страховой запас и резервное окно в календаре помогают покрыть отклонение в пределах выбранного сценария.
Договоритесь о показателях. Что измеряем, как считаем, какое значение — норма, кто отвечает.
Пропишите претензионный порядок. Эскалация, сроки претензии и последствия должны быть в договоре, а не в переписке.
Периодичность определяют не по удобству, а по расчёту: редкие крупные партии снижают затраты на одну поставку, но увеличивают запас и замороженные деньги; частые мелкие — наоборот. Как сравнить варианты на одинаковых данных, разобрано в статье «Размер и частота закупок из Китая: одна партия или несколько малых».
Для графика важно ещё три вещи:
ритм поставщика — как часто фабрика готова выпускать и отгружать вашу продукцию без потери очереди на производстве;
сезонность продаж или выпуска — график может меняться по кварталам, и это лучше заложить заранее;
фиксированная неделя отгрузки — регулярный ритм, например раз в две недели, проще планировать всем участникам, чем отгрузки «по готовности».
Выбранную периодичность записывают в договор или приложение к нему как плановый график. Гражданский кодекс оставляет сторонам свободу в определении условий договора (статья 421), а для договора транспортной экспедиции прямо указывает, что условия его выполнения определяются соглашением сторон, если иное не установлено законом (статья 801).
Отсечка — крайний момент, после которого действие уже не попадает в текущую отгрузку. Задержка регулярной поставки может начаться ещё до перевозки, на отсечке: заказ отправили поставщику позже, упаковочный лист пришёл в день отгрузки, документы о соответствии не продлили вовремя.
Отсечки удобно разделить по сторонам:
импортёр: заказ поставщику, оплата, передача данных о товаре и документов;
поставщик: готовность товара, упаковка, отгрузочные документы;
логист: бронирование перевозки, проверка документов, подготовка к декларированию.
Закон тоже распределяет обязанности. По статье 5 закона «О транспортно-экспедиционной деятельности» клиент обязан предоставить экспедитору полную, точную и достоверную информацию о свойствах груза, об условиях его перевозки и документы, необходимые для таможенного и иного контроля. По статье 4 экспедитор запрашивает недостающие сведения; правила уведомления о допущенных отступлениях от указаний клиента также определены этой статьёй. Отсечки превращают эти общие обязанности в даты.
Пришлите товар и инвойс — проверим схему, документы и расчёт до оплаты и сверим отсечки с ритмом поставщика.
Регулярная поставка тоже может задержаться: фабрика сдвинет готовность, перевозка займёт больше времени, таможенный контроль продлит выпуск. Статья 119 ТК ЕАЭС предусматривает базовый срок выпуска 4 часа, но момент начала отсчёта и исключения зависят от ситуации. При продлении действует общий предел 10 рабочих дней со следующего дня после регистрации декларации либо наступления предусмотренного кодексом обстоятельства. Есть специальные случаи дальнейшего продления, поэтому ни 4 часа, ни 10 дней нельзя обещать как безусловный срок выпуска конкретной партии.
Резерв работает на двух уровнях:
страховой запас на складе — по формуле точки заказа, которая разобрана в статье «Переход в белую без остановки продаж: календарь двух поставок»;
резервное окно в календаре — плановое время между приходом одной партии и моментом, когда без неё начнутся проблемы.
Для производства резерв разный по позициям: критичные детали без замены защищают сильнее. Как разделить позиции по критичности, описано в статье «Комплектующие из Китая для производства: как избежать простоя».
Условный пример: цифры придуманы для иллюстрации и не отражают реальные тарифы и сроки поставки.
Исходные данные: отгрузка раз в 2 недели; заказ поставщику — за 6 недель до отгрузки; данные о грузе и документы — за 1 неделю до отгрузки; плановый срок от отгрузки до склада — 5 недель; резервное окно — 1 неделя.
Отгрузка | Заказ поставщику, неделя | Данные и документы, неделя | Отгрузка, неделя | Плановый приход, неделя | Крайний приход с резервом, неделя |
|---|---|---|---|---|---|
1 | −5 | 0 | 1 | 6 | 7 |
2 | −3 | 2 | 3 | 8 | 9 |
3 | −1 | 4 | 5 | 10 | 11 |
4 | 1 | 6 | 7 | 12 | 13 |
5 | 3 | 8 | 9 | 14 | 15 |
6 | 5 | 10 | 11 | 16 | 17 |
Номера 0 и меньше — недели предыдущего квартала. Календарь показывает две вещи. Во-первых, в любой момент в работе несколько поставок сразу: на неделе 5 отгружается третья партия, заказы уже размещены вплоть до шестой, а первая ещё в пути. Во-вторых, плановые приходы идут с шагом 2 недели, а резерв — 1 неделя: опоздание больше чем на неделю выходит за резервное окно, а при опоздании на 2 недели партия может прийти одновременно со следующей, если та идёт по графику. При равных размерах партий приёмке придётся обработать двойной объём. Само окно не гарантирует наличие товара: складского запаса должно хватать на соответствующий период спроса.
Соглашение об уровне сервиса — это договорённость между поставщиком услуги и клиентом о том, какая услуга оказывается, по каким показателям оценивается и что происходит, если цель не достигнута. Обычно в нём описывают услуги, показатели и способ их измерения, ответственных, отчётность, порядок пересмотра и эскалации, последствия невыполнения.
Главное правило — один показатель, одно определение. Возьмём распространённый показатель «вовремя и в полном объёме» (OTIF). Консультанты McKinsey отмечают, что единого определения у него нет: одни компании считают «вовремя» по запрошенной дате, другие — по обещанной; одни считают «в полном объёме» по заказу, другие — по строкам или коробам. Если стороны не договорились об определении, они спорят о цифрах, а не о причинах отклонений.
Что зафиксировать по каждому показателю:
формулировку: что считается выполнением;
источник данных: даты из каких документов берутся;
период: за какой срок считаем — поставку, месяц, квартал;
зону ответственности: какие отклонения вызваны действиями самого исполнителя, а какие — поставщика, клиента или контролирующих органов.
Условный пример: значения придуманы для иллюстрации и не являются условиями VBGO или отраслевой нормой.
Показатель | Как считаем | Цель в примере | Кто отвечает | Если цель не достигнута |
|---|---|---|---|---|
Данные о грузе к отсечке | Доля отгрузок, по которым данные пришли до отсечки | Не менее 9 из 10 за квартал | Импортёр и поставщик | Отгрузка переносится на следующее окно |
Отгрузка в плановую неделю | Доля отгрузок, вышедших в плановую неделю | Не менее 9 из 10 за квартал | Поставщик, контроль — логист | Разбор причины, план исправления |
Уведомление об отклонении | Время от выявления отклонения до письменного уведомления клиента | Не позднее следующего рабочего дня | Логист | Эскалация на руководителя проекта |
Приход вовремя и в полном объёме | Приход в плановую неделю с полным числом мест по упаковочному листу | Не менее 9 из 10 за квартал | Логист | Разбор причины; последствия — по договору |
Отчёт о статусе | Еженедельный отчёт по всем поставкам в работе | Каждую неделю | Логист | Эскалация |
Календарь и соглашение — два самостоятельных условных образца. Цель «9 из 10» означает долю не менее 90%, а не обязательное наличие десяти поставок. Если применить её к шести поставкам календаря, пять успешных дадут только около 83,3%: для достижения цели понадобятся все шесть. При нулевом числе отгрузок показатель не рассчитывают. Заранее согласуйте знаменатель, правила округления, отменённые партии и источник данных; причины отклонений учитывайте отдельно от факта выполнения показателя.
В примере показатели двусторонние: часть целей зависит от импортёра и поставщика. Это важно и для ответственности: по статье 9 закона № 87-ФЗ экспедитор не возмещает убытки от нарушения срока, если докажет, что оно произошло по вине клиента.
Пришлите товар и инвойс — проверим схему, документы и расчёт до оплаты и обсудим показатели для регулярного графика.
Соглашение об уровне сервиса работает до спора: отклонение фиксируют, разбирают и исправляют. Если дошло до претензии, действуют нормы закона и договора.
Ответственность. Обязательства должны исполняться надлежащим образом в соответствии с условиями обязательства и требованиями закона (статья 309 ГК РФ). Статья 803 ГК РФ отсылает к правилам главы 25; если нарушение вызвано ненадлежащим исполнением перевозки и экспедитор это докажет, применяются правила ответственности соответствующего перевозчика. Привлечение третьего лица само по себе не освобождает экспедитора от ответственности перед клиентом — это правило статьи 805 ГК РФ. По статье 9 закона № 87-ФЗ экспедитор возмещает убытки от нарушения срока, если иное не предусмотрено договором и не доказаны непреодолимая сила или вина клиента. Договорные условия применяют с учётом обязательных норм закона. Закон отдельно устанавливает и ответственность клиента перед экспедитором (статья 10).
Неустойка. Стороны могут предусмотреть её в договоре. По статье 330 ГК РФ кредитор при требовании неустойки не обязан доказывать убытки, но не вправе её требовать, если должник не несёт ответственности за нарушение. Размер и основания неустойки — предмет переговоров, а не автоматическое следствие соглашения об уровне сервиса.
Претензия. По статье 12 закона № 87-ФЗ для рассматриваемых бизнес-поставок до иска к экспедитору обязательно предъявляют письменную претензию. На неё отведено шесть месяцев со дня возникновения соответствующего права; экспедитор рассматривает её и письменно уведомляет о решении в течение тридцати дней со дня получения. По требованиям, вытекающим из договора транспортной экспедиции, срок исковой давности — один год (статья 13).
При нарушении срока выполнения обязательств статья 12 связывает начало шестимесячного срока со следующим днём после последнего дня действия договора, если стороны не определили иначе. Для иных нарушений предусмотрены свои правила отсчёта. Внутренний разбор показателей не заменяет претензию и не должен приводить к пропуску её срока. Годичный срок исковой давности по статье 13 исчисляют со дня возникновения права на иск.
Порядок эскалации до претензии — кто, кому и в какой срок сообщает об отклонении — удобно прописать в том же приложении, что и показатели. Если подрядчик систематически не выполняет согласованный уровень, это повод пересмотреть договор или сменить логиста: как сделать это без потерь, разобрано в статье «Как сменить логиста на действующей белой поставке».
График существует только в переписке. При смене менеджера ритм теряется.
Отсечки только для логиста. Задержка данных от поставщика не видна до дня отгрузки.
Показатель без определения. Стороны считают «вовремя» по разным датам и спорят о цифрах.
Нет резервного окна. Опоздание одной партии сдвигает следующую.
Неустойка вместо разбора причин. Отклонения повторяются, потому что их не анализируют.
Претензию отправляют после истечения срока. Шесть месяцев отсчитывают по-разному в зависимости от вида нарушения, и момент начала легко пропустить.
Чтобы обсудить график регулярных поставок, пришлите:
Товар и инвойс или предложение поставщика.
Плановый объём и желаемую периодичность отгрузок.
Срок готовности товара у поставщика и его производственный ритм.
Город получения и склад, на который должен прийти товар.
Текущий договор с логистом и показатели, если они уже есть.
Известные требования к документам о соответствии и маркировке.
Мы проверим схему, документы и расчёт до оплаты. Сроки и условия зависят от товара, маршрута и конкретной поставки. Подробнее — на странице «Белая логистика».
Пришлите товар и инвойс — проверим схему, документы и расчёт до оплаты.
Выбрать периодичность по расчёту затрат и запаса, расставить отсечки для импортёра, поставщика и логиста, заложить резерв и записать график, показатели и порядок эскалации в договор или приложение к нему.
Это крайний момент, после которого действие уже не попадает в текущую отгрузку: заказ поставщику, передача данных о грузе, документы, бронирование перевозки. У каждой стороны свои отсечки.
Соглашение об уровне сервиса: договорённость о том, какая услуга оказывается, по каким показателям оценивается, кто за что отвечает, как ведётся отчётность и что происходит, если цель не достигнута.
Обычно — своевременность отгрузки и прихода, полноту партии, скорость уведомления об отклонениях и регулярность отчётов. Для каждого показателя фиксируют определение, источник данных, период и зону ответственности.
Единого определения нет: компании по-разному считают «вовремя» — по запрошенной или обещанной дате — и «в полном объёме» — по заказу, строкам или коробам. Без общего определения стороны спорят о цифрах.
Статья 9 закона № 87-ФЗ предусматривает возмещение убытков от нарушения срока, если иное не предусмотрено договором и экспедитор не докажет непреодолимую силу или вину клиента. Договор и причины отклонения оценивают с учётом обязательных норм закона.
По статье 12 закона № 87-ФЗ для бизнес-поставок письменную претензию предъявляют в течение шести месяцев со дня возникновения права на неё, а экспедитор рассматривает её в течение тридцати дней со дня получения. Срок исковой давности по договору транспортной экспедиции — один год.
Товар и инвойс, плановый объём и периодичность, срок готовности у поставщика, город и склад получения, текущий договор с логистом и требования к документам. Мы проверим схему, документы и расчёт до оплаты.
Белый импорт
Как спланировать импорт комплектующих из Китая для производства: зафиксировать деталь и версию, утвердить образец, разделить позиции по критичности, рассчитать запас и заранее выбрать резервный маршрут.
Белый импорт
Как оценить товар до закупки в Китае: почему самая низкая цена фабрики может дать самую высокую себестоимость на складе и какие пять признаков показывают, что SKU невыгодно ввозить.
Закупка в Китае
Как учитывать коробки от нескольких китайских поставщиков на складе карго: код места, реестр «поставщик — заказ — грузовое место», сверка по каждому заказу, фиксация расхождений и контроль отправки.
Оставьте контакты — менеджер свяжется в рабочее время и пришлёт детальную смету.