Архив документов по импорту: что передать бухгалтерии

После выпуска партии документы по ней обычно разбросаны по компании. Контракт хранится у юриста, банковские документы — у финансиста, декларация — у таможенного представителя, счета логиста — в почте менеджера, акт приёмки — на складе. Бухгалтерия получает их по частям, иногда через несколько месяцев: когда нужно принять товар на учёт, заявить вычет НДС или ответить на запрос.

Разбираем, какие документы по импортной поставке передать бухгалтерии, как разложить их по папкам одной партии и как проверить комплектность до закрытия периода.

Речь о регулярном архиве каждой поставки. Какие документы нужны на этапах самой поставки, разобрано в статье «Документы для белого импорта из Китая», а что забрать у подрядчика, если вы меняете логиста, разобрано в отдельной статье «Как сменить логиста на действующей белой поставке».

Короткий ответ: что передать бухгалтерии по каждой поставке

1. Контракт и спецификацию на партию — вместе со всеми дополнениями.

2. Документы о расчётах — инвойс, банковские документы о платежах поставщику и то, что представлялось в банк по валютному контролю.

3. Документы перевозки и услуг логиста — договор, поручения, транспортные документы, счета и акты.

4. Документы о выпуске — декларацию на товары, документы об уплате таможенных платежей, решения и запросы таможни.

5. Документы приёмки — акт приёмки на складе и акт о расхождениях, если они были.

Зачем бухгалтерии полный комплект

По части 1 статьи 9 закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учётным документом. Импортная поставка — это не один факт, а несколько: платёж поставщику, услуги логиста, уплата таможенных платежей, поступление товара на склад. У каждого — свой документ, и бухгалтерия собирает поставку из этих частей. Часть 2 той же статьи перечисляет обязательные реквизиты первичного документа: наименование, дату, составителя, содержание факта, величину измерения, должности и подписи ответственных лиц.

Отдельная причина — НДС при ввозе. По пункту 1 статьи 172 Налогового кодекса РФ налог, уплаченный при ввозе, принимают к вычету на основании документов, подтверждающих его фактическую уплату, и после принятия ввезённых товаров на учёт. Для вычета нужны документы об уплате и соответствующие первичные документы, подтверждающие принятие товара на учёт; отдельный документ с названием «акт приёмки» не является универсальным требованием статьи 172. Как вычет применяется в вашей компании, решает бухгалтер.

Сколько хранить. Первичные учётные документы и регистры по части 1 статьи 29 закона № 402-ФЗ хранятся не менее пяти лет после отчётного года. Подпункт 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса РФ обязывает в течение пяти лет обеспечивать сохранность данных учёта и документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов. Таможня вправе проверять сведения и после выпуска — сроки контроля разобраны в статье о смене логиста. Итоговые сроки хранения бухгалтер определяет с учётом всех применимых требований; для отдельных документов может действовать более длительный срок.

Контракт: первая папка поставки

Контракт — основа, к которой бухгалтерия и банк привязывают все остальные документы. В папку партии положите:

• контракт и все дополнительные соглашения к нему;

• спецификацию на эту партию;

• счёт продавца на предоплату, если она была;

• подтверждение банка о постановке контракта на учёт, если контракт ему подлежит.

Пришлите товар и инвойс по партии — проверим схему, документы и расчёт до оплаты следующей поставки.

Если по одному контракту идёт много партий, оригинал храните в общей папке контракта, а в папку партии кладите копию спецификации и ссылку на контракт. Договорённости, которые меняют цену, количество или сроки, должны быть оформлены письменно — почему это важно, разобрано в статье «Внешнеторговый контракт с фабрикой: что согласовать до предоплаты».

Расчёты: платежи поставщику и документы для банка

В эту папку входят:

• окончательный инвойс продавца по партии;

• банковские документы о списании денег поставщику — по предоплате и по остатку;

• документы, которые компания представляла в банк при платежах;

• справки о подтверждающих документах и сами подтверждающие документы, если по контракту они представлялись.

Как сверить исходные данные, разобрано в статье «Инвойс из Китая: какие ошибки задерживают оформление».

Для контрактов, принятых на учёт, глава 8 Инструкции Банка России № 181-И определяет, какие подтверждающие документы и в какой срок резидент представляет в банк. Например, по услугам это акты, счета и иные коммерческие документы — не позднее 15 рабочих дней после последнего дня месяца, в котором они оформлены. Копии всего, что ушло в банк, храните в папке поставки: тогда бухгалтерия и специалист ВЭД видят одну и ту же картину. Какие документы по вашему контракту банк получает от компании, а какие сведения — из других источников, уточните в службе валютного контроля.

Перевозка: договор с логистом, счета и акты

Расходы на доставку бухгалтерия принимает по документам логиста, поэтому в папке партии должны быть:

• договор транспортной экспедиции или оказания услуг и поручение экспедитору на эту партию;

• транспортные документы по каждому участку маршрута;

• упаковочный лист;

• счета и акты выполненных работ, которые относятся именно к этой партии.

Проверке упаковочного листа посвящена статья «Упаковочный лист: как сверить коробки, вес и данные инвойса».

Если логист выставляет один счёт на несколько партий, попросите расшифровку по партиям. Она понадобится и для распределения расходов по товарам — как это сделать, разобрано в статье «Себестоимость SKU при импорте: распределение расходов смешанной партии».

Выпуск: декларация и таможенные платежи

Документы о таможенном оформлении нужны и бухгалтерии, и на случай вопросов таможни:

• декларация на товары с отметкой о выпуске;

• документы об уплате таможенных платежей, в том числе НДС при ввозе;

• корректировки декларации и решения таможни, если они были;

• запросы таможни и ответы на них;

• документы, которыми подтверждалась таможенная стоимость.

По статье 340 Таможенного кодекса ЕАЭС таможня вправе запрашивать документы и сведения у декларанта и других лиц (пункт 1). Документы представляют в оригиналах или копиях, копии заверяет лицо, которое их представляет (пункт 5). Срок представления по мотивированному обращению можно продлить, в том числе для восстановления утраченных документов, но не более чем на два месяца (пункт 3). Поэтому архив должен позволять быстро найти нужный документ и сделать заверенную копию. Как подтверждают таможенную стоимость, разобрано в статье «Таможенные платежи из Китая: расчёт и подтверждение стоимости».

Приёмка: от склада до учёта

Приёмка закрывает поставку в учёте. В папку партии положите:

• акт приёмки на складе: количество мест, вес, состояние упаковки;

• акт о расхождениях по количеству или качеству, если они были, с фото;

• переписку с поставщиком о претензии, если расхождения предъявлены.

Дата, когда товар принят на учёт, важна для бухгалтерии, в том числе для вычета НДС при ввозе. Поэтому акт приёмки нужен бухгалтерии сразу, а не в конце квартала.

Пришлите товар, инвойс и перечень документов по партии — проверим схему, документы и расчёт до оплаты.

Электронный архив: структура папок и контроль комплектности

По части 5 статьи 9 закона № 402-ФЗ первичный учётный документ составляется на бумаге и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Если документ пришёл на бумаге, храните оригинал вместе со сканом. Скан сам по себе не заменяет подписанный электронный оригинал. Допустимость копий и порядок хранения бухгалтер определяет с учётом требований законодательства к конкретному документу.

Удобная структура — одна папка на партию с одинаковыми вложенными папками:

×

Контроль комплектности. В начале папки держите реестр: документ, номер, дата, статус («получен» или «ожидается»), с чем сверен. Перед передачей бухгалтерии проверьте:

1. Сопоставимые показатели количества и стоимости сверены в инвойсе, декларации и документах приёмки; различия объяснены. Таможенная стоимость и стоимость товара по инвойсу могут различаться — это не повод искусственно уравнивать суммы.

2. Валюта и реквизиты проверены для каждой операции: данные продавца — по контракту и инвойсу, логиста — по договору услуг. Различия валюты цены и платежа объяснены условиями сделки.

3. Счета и акты логиста относятся к этой партии.

4. Документы об уплате таможенных платежей приложены.

5. В названиях файлов указаны партия, тип документа и дата — одинаково для всех поставок.

×

Типичные ошибки

• Документы хранятся у подрядчика. Декларации и транспортные документы есть только у логиста или таможенного представителя.

• Один счёт логиста на несколько партий без расшифровки. Расходы не привязать к конкретной поставке.

• Акт приёмки приходит в конце квартала. Товар долго не принят на учёт.

• Изменения контракта только в переписке. Сумма в инвойсе не совпадает с контрактом, и это нечем объяснить.

• Разные названия файлов у разных сотрудников. Нужный документ ищут по почте.

• Нет реестра комплектности. Пробел обнаруживается, когда документ уже запросили.

Что прислать нам для проверки

Чтобы оценить комплект документов по партии и следующей поставке, достаточно:

1. Наименование товара и его назначение.

2. Инвойс и упаковочный лист по партии.

3. Перечень документов, которые уже есть в архиве.

4. Город отправки в Китае и город получения в России.

Мы ведём белые поставки под контракт клиента и передаём документы по перевозке и оформлению, которые относятся к нашей части работы. Налоговый и бухгалтерский учёт остаётся за вашим бухгалтером, а состав комплекта зависит от конкретной поставки. Подробнее об условиях — на странице «Белая логистика».

Пришлите товар и инвойс — проверим схему, документы и расчёт до оплаты.

Смотрите также

• Документы для белого импорта из Китая

• Импортёр и декларант при импорте

• Как сменить логиста на действующей белой поставке