Как проверить смету логиста перед оплатой поставки

Смета от логиста пришла, итог укладывается в бюджет, счёт можно оплачивать. Именно в этот момент стоит потратить полчаса на проверку: помимо ставки, ошибки могут быть в границах маршрута, расчётной базе, курсе или в строке, которая учтена дважды. После оплаты исправлять их приходится доплатами, спорами и пересчётами.

Разбираем, как проверить смету по строкам: что сверить с вашим заданием, где искать исключения, как проверить объём, валюту и срок действия, на что смотреть в налогах и как собрать сумму до склада. В конце — условная смета с типичными ошибками и список вопросов перед оплатой.

Реальных тарифов здесь нет: цифры в примере придуманы для иллюстрации. Мы проверяем схему, документы и расчёт по конкретной поставке.

Короткий ответ: что проверить в смете

1. Совпадение с заданием. Тот же товар, вес, объём, базис и адреса, что в вашем запросе.

2. Границы. Откуда и докуда считается смета и что отмечено как «не входит».

3. Расчётную базу. На какой вес или объём умножена каждая ставка и совпадает ли он с упаковочным листом.

4. Валюту и срок. Курс, дату его определения и условия, при которых сумма может измениться.

5. Налоги и повторы. Платежи в бюджет отдельно от услуг, налог на добавленную стоимость по каждой строке, отсутствие задвоенных строк.

Сверка сметы с исходным заданием

Начните не со сметы, а со своего запроса. Положите их рядом и сверьте построчно:

• товар и его описание;

• вес брутто, количество и размеры мест;

• базис поставки по контракту с поставщиком и место поставки;

• адрес забора в Китае и адрес доставки в России;

• кто импортёр и декларант;

• кто выполняет экспортное оформление — поставщик или логист.

Если логист посчитал другие данные, сравнивать его смету с другими предложениями бессмысленно: это расчёт другой поставки. Если вы ещё не отправляли единый запрос, шаблон есть в статье «Как запросить сопоставимое КП на официальный импорт».

Границы и исключения

Каждая смета считает какой-то участок пути. Проверьте, где он начинается и где заканчивается, и найдите все пометки «не входит», «по факту», «по тарифу склада».

Правила Incoterms® 2020 Международной торговой палаты распределяют между продавцом и покупателем обязанности, расходы и риски; перечень расходов по каждому правилу собран в статьях A9/B9. Если смета включает работу, которую по вашему контракту выполняет поставщик, вы заплатите за неё дважды — поставщику в цене товара и логисту в смете.

Пометка «по факту» — не пустая строка. По закону о транспортно-экспедиционной деятельности клиент обязан уплатить экспедитору вознаграждение и возместить расходы, понесённые в интересах клиента (статья 5 Федерального закона № 87-ФЗ). Если такие расходы возникнут и подлежат возмещению по договору, они могут попасть в последующий счёт. Уточните порядок согласования и подтверждающие документы. Попросите оценку или тариф по каждой строке «по факту». Какие расходы обычно остаются за пределами ставки, собрано в статье «Какие расходы не входят в ставку международной перевозки».

Пришлите товар и инвойс — проверим схему, документы и расчёт до оплаты и сверим смету с вашим заданием.

Объём и расчётная база

Возьмите каждую строку со ставкой и проверьте, на что она умножена: на фактический вес, на оплачиваемый вес, на объём или на большее из «тонны или кубометра». Затем сверьте эту базу с упаковочным листом поставщика. Как пересчитать ставки в разных единицах и сравнить их между собой, разобрано в статье «Цена доставки за кг или за м³: как сравнивать предложения».

Отдельно спросите, что будет, если склад намерит другие размеры. Предварительная смета опирается на ваши данные, и после замера сумма может измениться — почему так происходит, разобрано в статье «Почему ставка карго меняется после обмера на складе». По Гражданскому кодексу изменение цены после заключения договора допускается в случаях и на условиях, предусмотренных договором, законом или в установленном законом порядке (пункт 2 статьи 424). Поэтому порядок пересчёта лучше увидеть в договоре до оплаты.

Валюты и сроки действия

Если строки сметы выражены в юанях или долларах, а платите вы в рублях, проверьте, по какому курсу и на какую дату будет пересчёт. По статье 317 Гражданского кодекса РФ сумма, эквивалентная иностранной валюте, определяется по официальному курсу на день платежа, если иной курс или иная дата не установлены законом или соглашением сторон. Официальные курсы валют, включая юань, Банк России устанавливает ежедневно.

Что проверить:

• валюту каждой строки — в одной смете бывают и рубли, и юани;

• курс и дату его определения: день счёта, день оплаты или курс логиста с надбавкой;

• срок действия сметы и условия, при которых она пересчитывается.

Налоги и двойной учёт

Платежи в бюджет отдельно от услуг. К таможенным платежам относятся ввозная пошлина, налог на добавленную стоимость при ввозе, акцизы и таможенные сборы (статья 46 Таможенного кодекса ЕАЭС). Это не плата за услуги логиста, поэтому в смете они должны стоять отдельным блоком и, как правило, расчётно. Как рассчитывается таможенная стоимость, разобрано в статье «Таможенные платежи из Китая: расчёт и подтверждение стоимости».

Налог на добавленную стоимость на услуги — по каждой строке. Подпункт 2.1 пункта 1 статьи 164 Налогового кодекса РФ устанавливает нулевую ставку для услуг по международной перевозке товаров и при определённых условиях — для транспортно-экспедиционных услуг по её организации; у нормы есть исключения. Перевозка по территории России, например от порта до склада покупателя, может облагаться по основной ставке — такое разъяснение приводил Минфин. Если в смете налог начислен одной ставкой на все строки, попросите логиста разбить его по строкам, а применимость ставок проверьте с бухгалтером.

Задвоенные строки. Чаще всего повторяются:

• страхование — и отдельной строкой, и «включено в ставку»;

• таможенные сборы — и в услугах представителя, и в блоке платежей;

• экспортное оформление — у поставщика по контракту и у логиста в смете;

• забор груза — в ставке «от фабрики» и отдельной строкой.

×

Условный пример: смета с типовыми ошибками

Условный пример: цифры придуманы для иллюстрации и не отражают реальные тарифы. Задание: партия 2 400 кг, 12 м³ по упаковочному листу; экспортное оформление по контракту выполняет поставщик; доставка до склада покупателя в России.

Что можно исправить сразу:

• арифметика: итог завышен на 10 000 руб.;

• объём: 12 м³ × 16 000 = 192 000 руб., разница — 32 000 руб.;

• страхование, уже включённое в ставку: −9 000 руб.;

• экспортное оформление, если поставщик подтвердит, что выполняет его сам: −12 000 руб.

После этих правок известная часть сметы — 530 000 руб. Ещё две строки нужно запросить у логиста: сумму сборов, учтённую дважды, и перевозку от места прибытия до склада. Без них итог сметы нельзя сравнивать с другими предложениями.

Пришлите товар, инвойс и полученную смету — проверим схему, документы и расчёт до оплаты.

Контроль суммы до склада

Смета логиста — не вся стоимость поставки. Чтобы понять, во что обойдётся товар на вашем складе, добавьте к исправленной смете:

• платежи в бюджет, если логист показал их не полностью;

• расходы, которые оплачиваете не через логиста: документы о соответствии, маркировку, хранение у себя;

• доставку до склада, если смета её не включает.

Проверьте и обратную сторону: перевозка до места прибытия на территорию ЕАЭС включается в таможенную стоимость, если ещё не учтена в цене товара, а перевозка от места прибытия — нет, если эти расходы выделены, заявлены и подтверждены документами (статья 40 ТК ЕАЭС). Поэтому две части пути в смете должны стоять отдельными строками. Как собрать полную стоимость импорта и распределить её по позициям, разобрано в статьях «Полная стоимость импорта из Китая: как сравнить две схемы поставки» и «Себестоимость SKU при импорте: распределение расходов смешанной партии».

Вопросы перед оплатой

1. По каким данным о грузе посчитана смета и совпадают ли они с упаковочным листом?

2. Откуда и докуда считается смета, какие строки «не входят»?

3. Что начисляется «по факту» и в каком размере это ожидается?

4. В какой валюте каждая строка, по какому курсу и на какую дату пересчёт?

5. До какой даты действует смета и что может её изменить?

6. По какой ставке начислен налог на добавленную стоимость на каждую услугу?

7. Где в договоре описан порядок пересчёта после замера и согласования доплат?

Ответы на спорные вопросы лучше получить до прибытия груза. Если договор транспортной экспедиции это предусматривает, экспедитор вправе удерживать груз до уплаты вознаграждения и возмещения понесённых расходов (статья 3 Федерального закона № 87-ФЗ).

×

Типичные ошибки при проверке сметы

• Проверка только итога. Ошибки прячутся в строках и в расчётной базе.

• Нет сверки с заданием. Смета посчитана для другого объёма или других адресов.

• Строки «по факту» приняты за ноль. Эти расходы придут позже.

• Курс не проверен. Сумма в рублях меняется к дню оплаты.

• Платежи в бюджет смешаны с услугами. Сравнение логистов искажается.

• Задвоенные строки. Страхование, сборы или экспортное оформление оплачиваются дважды.

Что прислать нам для проверки

Чтобы мы проверили смету и расчёт поставки, пришлите:

1. Наименование и описание товара, предварительный код ТН ВЭД, если он известен.

2. Инвойс или контракт с базисом поставки.

3. Упаковочный лист: вес, количество и размеры мест.

4. Полученную смету и ваш исходный запрос логисту.

5. Адрес поставщика в Китае и адрес склада в России.

Подробнее об условиях — на странице «Белая логистика».

Пришлите товар и инвойс — проверим схему, документы и расчёт до оплаты.

FAQ — вопросы и ответы

Смотрите также

• Полная стоимость импорта из Китая: как сравнить две схемы поставки

• Какие расходы не входят в ставку международной перевозки

• Как запросить сопоставимое КП на официальный импорт